Hoe gebruik je een bouwdepot voor het bestellen van bouwmaterialen?

Je verbouwing betalen uit je bouwdepot klinkt simpel, maar in de praktijk loop je al snel tegen vragen aan. Hoe dien je een factuur in? Wat wil je bank precies zien? En kun je in de webshop direct met je bouwdepot betalen? Die informatie staat zelden overzichtelijk bij elkaar. Daarom leggen we in dit artikel stap voor stap uit hoe je je bouwdepot gebruikt voor bouwmaterialen van De Pannenloods, en waar je op let om vertraging of afgekeurde declaraties te voorkomen.

Wat is een bouwdepot?

Een bouwdepot is een aparte rekening die je hypotheekverstrekker voor je beheert, naast je gewone hypotheek. Het geld daarop mag je alleen gebruiken voor de bouw of verbouwing van je woning. Denk aan bouwmaterialen, arbeidskosten en facturen van een aannemer of architect.

Het geld staat dus niet op je eigen rekening, maar bij de bank. Je kunt het niet zomaar opnemen: je laat met facturen of bonnen zien waar je het voor gebruikt, en daarna keert de bank het bedrag uit. Zo weet de bank zeker dat het geld naar de woning gaat, en dat beschermt jou ook.

Een bouwdepot loopt meestal twee jaar, maar dat verschilt per geldverstrekker. Over het geld dat nog in het depot staat, krijg je een rentevergoeding. Die is vaak lager dan de hypotheekrente die je betaalt. Hoe sneller je het depot gebruikt, hoe minder rente je dan onnodig betaalt. Een goede reden om je bestellingen op tijd te plannen.

Kun je in de webshop direct met je bouwdepot betalen?

Nee. Bestellen bij De Pannenloods gaat net als bij elke andere webshop, maar je kunt niet rechtstreeks uit je bouwdepot betalen. Het depot wordt beheerd door je hypotheekverstrekker en is niet gekoppeld aan een pinpas of iDEAL. Er zit dus altijd een stap via de bank tussen.

Er zijn wel twee manieren om je bouwdepot te gebruiken voor je bestelling bij De Pannenloods.

Manier 1: zelf betalen en daarna declareren

Dit is de meest gekozen en meestal ook de makkelijkste route.

1. Je plaatst je bestelling en betaalt die zelf, bijvoorbeeld met iDEAL, Bancontact of een creditcard.
2. Je krijgt de factuur van De Pannenloods per e-mail, op het e-mailadres dat bij ons bekend is.
3. Je stuurt de factuur naar je hypotheekverstrekker, samen met eventuele andere documenten die de bank vraagt.
4. De bank controleert je declaratie en maakt het bedrag over naar je eigen rekening. Dat duurt meestal 3 tot 10 werkdagen, afhankelijk van je geldverstrekker.

Wat moet er op de factuur staan?

Banken stellen eisen aan de factuur voordat ze uitbetalen. Check altijd bij je eigen bank wat verplicht is, maar reken in elk geval op het volgende. Je volledige naam en adres, precies zoals bij de bank bekend. De naam en het adres van De Pannenloods, met KvK-nummer en btw-nummer. Een factuurdatum en factuurnummer. Een duidelijke omschrijving van de materialen, met productnaam, aantal en prijs per stuk. En het totaalbedrag, zowel inclusief als exclusief btw.

Onze facturen bevatten standaard al deze gegevens. Twijfel je of jouw bank nog meer wil zien? Vraag het dan vooraf na, niet pas als een declaratie is afgekeurd.

Manier 2: de bank betaalt de factuur rechtstreeks

Sommige hypotheekverstrekkers betalen een factuur direct aan de leverancier. Dan hoef je het bedrag niet eerst zelf voor te schieten. Vooral bij grotere bestellingen is dat prettig.

1. Neem vooraf contact op met onze klantenservice en vraag een offerte of proforma factuur op jouw naam aan. Daarin staat de geplande bestelling met prijzen, maar je hoeft nog niet te betalen.
2. Stuur dit document naar je hypotheekverstrekker met het verzoek om rechtstreeks aan De Pannenloods te betalen.
3. Keurt de bank het goed, dan maakt die het bedrag direct aan ons over.
4. Zodra de betaling binnen is, verwerken en leveren wij je bestelling.

Let op: niet elke bank biedt deze mogelijkheid. Sommige geldverstrekkers laten je altijd eerst zelf betalen en declareren. Vraag dit na bij je hypotheekadviseur of de afdeling bouwdepots van je bank voordat je deze route kiest.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

De naam op de factuur klopt niet

Dit is de meest voorkomende reden dat een declaratie wordt afgekeurd. De naam op de factuur moet precies overeenkomen met de naam op je hypotheek, inclusief voorletters en tussenvoegsel. Heb je bij het aanmaken van je account bij ons een andere naam gebruikt? Neem dan contact op met onze klantenservice, dan passen we de factuurgegevens aan.

Te laat declareren

Een bouwdepot heeft een vaste looptijd, vaak twee jaar. Declaraties die je indient nadat het depot is afgelopen, worden niet meer uitbetaald. Plan je bestellingen en declaraties daarom ruim voor de einddatum.

Materialen declareren die niet zijn toegestaan

Niet elke bank vergoedt alles uit het bouwdepot. Sommige banken weigeren bijvoorbeeld decoratieve materialen, tuinspullen die niet vast aan de woning zitten of los gereedschap. Kijk in de voorwaarden van je bouwdepot of vraag bij je bank na welke kosten zijn toegestaan, vooral voordat je een grote bestelling plaatst.

Levering en declaratie lopen niet gelijk

Als je zelf betaalt en daarna declareert, moet de factuur meestal gaan over materialen die al geleverd zijn. Een factuur voor iets wat nog onderweg is, wordt niet altijd geaccepteerd. Stem de levering daarom af op het moment waarop je wilt declareren.

Tips voor een soepel verloop

• Vraag bij grotere bestellingen eerst een offerte aan. Zo kun je bij je bank checken of alles wordt vergoed voordat je zelf iets betaalt.
• Houd een overzicht bij van je declaraties. Noteer per factuur het bedrag, de datum waarop je hem hebt ingediend en wanneer je de uitbetaling verwacht. Zo weet je altijd hoeveel er nog in je depot staat.
• Combineer bestellingen waar het kan. Elke declaratie kost tijd, bij jou én bij de bank. Minder losse facturen betekent minder gedoe.
• Bewaar alles digitaal. Sla facturen, offertes en bevestigingen van de bank op in een map per fase van je verbouwing. Heb je later vragen of een controle, dan heb je alles bij de hand.
• Vraag naar de levertijd bij grote bestellingen. Heb je materialen op een vaste datum nodig, bijvoorbeeld omdat de aannemer dan begint? Informeer dan vooraf naar de levertijd, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Veelgestelde vragen over het bouwdepot

Kan ik bij De Pannenloods rechtstreeks met mijn bouwdepot betalen?
Nee. Je betaalt zelf en declareert de factuur daarna bij je bank, of je laat je bank de factuur rechtstreeks aan ons betalen als je bank dat aanbiedt.

Hoe lang duurt het voordat ik mijn geld terugkrijg uit het bouwdepot?
Meestal 3 tot 10 werkdagen na het indienen van de factuur, afhankelijk van je geldverstrekker.

Welke gegevens moeten op een factuur voor het bouwdepot staan?
Je naam en adres zoals bij de bank bekend, de gegevens van de leverancier met KvK- en btw-nummer, factuurdatum en -nummer, een specificatie van de materialen en het totaalbedrag inclusief en exclusief btw.

Mag ik tuinmaterialen uit mijn bouwdepot betalen?
Dat verschilt per bank. Vaste onderdelen die de woning waardevoller maken, worden vaker vergoed dan losse tuinartikelen of decoratie. Vraag het altijd vooraf na bij je geldverstrekker.